Câu trả lời chính là nguồn lực duy nhất dồi dào ở Nhật Bản: Con Người, và vào thời điểm giữa thế kỷ trước thì nền giáo dục ở Nhật Bản vẫn chưa hoàn thiện như bây giờ. Vậy điều gì điều xảy ra trong các nhà máy của Nhật Bản ở những thập niên từ 1950 đến 1980, khi Nhật Bản trở thành nền kinh tế lớn thứ 2 thế giới, sau Hoa Kỳ?
Trước hết, các nhà Lãnh đạo của các Doanh nghiệp Nhật Bản mà điển hình là Toyota đã hết lòng tin tưởng vào nguồn nhân lực và trí tuệ của người Nhật, tập trung giáo dục, đào tạo và huấn luyện người lao động trong Công ty, họ luôn luôn cho rằng, trước khi sản xuất ra sản phẩm, phải “sản xuất” được con người. Tuy nhiên, việc hướng dẫn ban đầu cho dù có kỹ lưỡng đến đâu cũng chỉ kéo dài một thời gian ngắn. Tiếp theo thì phải làm như thế nào? Chính KAIZEN đã giúp làm nên Hệ thống on-the-job-training ít tốn kém mà hiệu quả. Những người lao động sau khi được hướng dẫn ban đầu, thông qua việc suy nghĩ, tìm tòi, thực hành cải tiến liên tục sẽ trở thành những “tên lửa” thông minh tự hướng đến mục tiêu năng suất, chất lượng, hiệu quả vượt trội hơn bao giờ hết.
KAIZEN là gì?
Kaizen là một thuật ngữ của người Nhật, được ghép bởi từ 改 (“kai”) – Change có nghĩa là thay đổi và từ 善 (“zen”) – Good có nghĩa là tốt hơn, tức là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Thuật ngữ này trong tiếng Anh là “Ongoing improvement” nghĩa là hành động liên tục cải tiến, mang lại lợi ích vì tập thể hơn là lợi ích của cá nhân.
Nguồn: gobranding
Kaizen là cải tiến, cải thiện, là sự cải tiến không ngừng, nó có liên quan đến mọi người, nhà quản lý lẫn công nhân. Kaizen là sửa chữa và làm tốt hơn một việc gì đó mà đã gây khó khăn cho con người. Triết lý của Kaizen cho rằng: Dù bất cứ nơi đâu – gia đình hay xã hội – đều cần được cải tiến liên tục.
Trong “The New Shorter Oxford English Dictionary” được xuất bản vào năm 1993, từ “Kaizen” đã được bổ sung và định nghĩa:
“Kaizen là sự cải tiến liên tục quá trình làm việc, nâng cao năng suất, … như một triết lý kinh doanh”. Ngày nay, phương pháp Kaizen được nhắc tới như một triết lý kinh doanh, phương pháp quản lý hiệu quả làm nên thành công của các công ty Nhật Bản. Tuy vậy, những cải tiến trong Kaizen là những cải tiến nhỏ, mang tính chất tăng dần nhưng lại mang đến kết quả ấn tượng trong một thời gian dài.
KAIZEN – Câu chuyện thành công của Toyota
1. Toyota sử dụng Kaizen để giảm tình trạng lãng phí
Tại nhà máy sản xuất của Toyota thường hay xảy ra tình trạng lãng phí như hàng hóa tồn kho, không đạt chuẩn, sản xuất dư thừa, thời gian vận chuyển hàng hóa chậm, thời gian tìm kiếm hàng hóa của công nhân lâu, … Nhận thức được những vấn đề đó, Toyota đã nhanh chóng tìm cách khắc phục đó là áp dụng Kaizen vào quy trình sản xuất của Toyota như việc dùng giỏ nhựa để phân loại các phụ tùng theo từng mẫu xe và đặc tính riêng của bộ phận. Nhờ điều đó mà mỗi công nhân trong nhà máy có thể thực hiện công việc một cách dễ dàng, đơn giản hơn.
2. Toyota sử dụng Kaizen để tạo ra những cải tiến mới, hữu dụng
Từ các bộ phận có sẵn trong dây chuyền và thêm các động cơ, Toyota đã sáng tạo nên xe chuyên chở trong phạm vi khu vực nhà máy, giúp cho công nhân tiết kiệm được thời gian và sức lực vận chuyển hàng hóa. Bên cạnh đó, Toyota cũng đã tiết kiệm gần 3000 USD cho chi phí mua sắm xe chở hàng.
Sử dụng Kaizen đã mang đến cho Toyota những cải thiện đáng kể trong việc cung cấp nguyên liệu hợp lý tùy thuộc vào khối lượng tiêu thụ, giảm thiểu công việc trong quy trình. Nhờ điều này, công nhân chỉ cần dự trữ một khối lượng nhỏ mỗi sản phẩm và thường xuyên bổ sung hàng hóa dựa trên yêu cầu của khách hàng. Do đó giảm đáng kể những thao tác dư thừa của mỗi công nhân và thiết bị máy móc. Góp phần giúp doanh nghiệp tăng cao năng suất lao động, chất lượng công việc, giảm giá thành sản phẩm để thu hút khách hàng.
3. Kaizen dành cho tất cả thành viên trong Toyota
Phương pháp Kaizen không chỉ dành riêng cho những nhà quản lý, chuyên gia cấp cao mà dành cho tất cả mọi người trong công ty ở mọi cấp bậc. Do đó, mọi thành viên đều cần hiểu, tin vào phương pháp Kaizen, cố gắng thực hiện một cách liên tục và theo đuổi tới cùng. Có như vậy, tập thể mới thấm nhuần bản chất cải tiến không ngừng của Kaizen trong suy nghĩ để hành động thật hiệu quả.
Để có thể đề xuất ý tưởng cải tiến, nhân viên cần phải trải qua một quá trình tự học hỏi và nâng cao kỹ năng làm việc. Điều này, giúp họ nâng cao ý thức và phát triển bản thân cũng như tập thể. Từ đó, nhân viên cảm thấy hứng thú hơn trong công việc và biết đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau. Tất cả tạo nên động lực thúc đẩy các cá nhân đưa ra ý kiến, tạo tinh thần làm việc đoàn kết trong tập thể và tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí.
4. Kaizen giúp hình thành văn hóa doanh nghiệp của Toyota
Việc phương pháp Kaizen được áp dụng hiệu quả trong tất cả thành viên của công ty dần đã hình thành nên văn hóa doanh nghiệp của Toyota. Tổng biên tập tạp chí AutoWeek nhận định: “Tiết kiệm không chỉ là văn hóa của riêng Toyota. Đó chính là văn hóa mà người Nhật đã đem tới nước Mỹ, hay chí ít cũng là trong các nhà máy sản xuất của họ”.
Tại Toyota, Kaizen đã giúp hình thành nên văn hóa công ty đó là: sự ứng xử giữa lãnh đạo với nhân viên và giữa các nhân viên với nhau; sự tiết kiệm và bảo vệ thương hiệu của công ty; sự cố gắng hết mình cho công việc và tinh thần học hỏi lẫn nhau. Tinh thần của Kaizen còn được thể hiện qua hai thông điệp quan trọng của Toyota là “Developing People First” and “Respect for People”. Giám đốc bộ phận lắp ráp John Robinson từng nói: “Ở Toyota, bất cứ vấn đề nào cũng được nhìn nhận một cách nghiêm túc và giải quyết triệt để. Đó là lý do vì sao không chỉ quản lý mà ngay cả một công nhân cấp thấp cũng có thể cho dừng toàn bộ dây chuyền nếu phát hiện ra sai sót”.
Vậy phương pháp KAIZEN cụ thể như thế nào?
Toyota đặt cược vào việc đào tạo cái nôi nhân sự, có nhân sự mạnh họ với có thể cạnh tranh với thế giới. Nhân sự ở lại cùng công ty khi họ nhận ra chính họ đang phát triển đi lên từng ngày. Như đã đề cập ở trên, Kaizen ám chỉ nhiều hơn đến “sự cải thiện liên tục và không ngừng nghỉ”. Một cách đơn giản, mọi khía cạnh trong một quá trình tổ chức nên hướng tới làm điều gì đó tốt hơn. Triết lý này lần đầu tiên xuất hiện tại nhiều doanh nghiệp Nhật, ngay sau chiến tranh thế giới thứ II với nội dung rằng làm những thứ theo cách vẫn thường làm không phải là điều tốt, đặc biệt là khi luôn có những lựa chọn khác tốt hơn có thể tạo ra kết quả tuyệt vời hơn.
Được truyền cảm hứng bởi những phương pháp nâng cao hiệu suất làm việc đến từ phương Tây, Kaizen xuất hiện cũng đồng nghĩa với những nỗ lực trên toàn công ty nhằm cải thiện và hợp lý hóa một cách thông minh các hoạt động kinh doanh cũng như phương pháp sản xuất, đồng thời, vẫn tôn trọng sản phẩm, kỹ thuật chế tạo và những người lao động.
Kaizen là một triết lý cần một thời gian tương đối dài để nhận thấy kết quả. Ghi nhớ điều ấy và doanh nghiệp không nên nóng vội mà phải kiên nhẫn thực hiện những điều nhỏ nhặt nhất và rút kinh nghiệm sâu sắc qua mỗi lẫn thực hiện. Làm được điều này chắc hẳn về lâu dài, doanh nghiệp có thể gặt hái được những thành tựu to lớn hơn.
10 nguyên tắc của phương pháp Kaizen
Nguyên tắc 1: Lấy khách hàng làm trung tâm
Các sản phẩm và dịch vụ luôn phải được định hướng theo thị trường và đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng. Mặc dù triết lý này chủ yếu tập trung vào cải tiến chất lượng sản phẩm nhưng mục tiêu cuối cùng vẫn là gia tăng sự thỏa mãn của khách hàng. Vì vậy, phương pháp Kaizen cần nhắm tới mục đích cải tiến, quản trị chất lượng và gia tăng lợi ích sản phẩm để đem đến cho khách hàng sự hài lòng và những trải nghiệm tốt hơn.
Nguyên tắc 2: Không ngừng cải tiến
Trong triết lý Kaizen, khái niệm “hoàn thành” không có nghĩa là là kết thúc công việc mà là hoàn thành ở giai đoạn này để chuyển sang giai đoạn tiếp theo
Vì nhu cầu của khách hàng sẽ càng ngày càng tăng lên trong tương lại. Vậy nên, nếu không muốn bị đào thải khỏi thị trường thì doanh nghiệp cần không ngừng cải tiến để nâng cao chất lượng sản phẩm. Vừa giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Đồng thời, doanh nghiệp có thể đi trước đón đầu hay tạo ra xu hướng. Tức là tạo ra nhu cầu cho khách hàng ngay cả khi họ chưa nhận ra nhu cầu của họ.
Nguyên tắc 3: Xây dựng văn hóa không đổ lỗi
Mỗi cá nhân cần phải tự chịu trách nhiệm về công việc của mình, dù là nhân viên hay quản lý. Mỗi người nên thẳng thắn thừa nhận lỗi sai cho kết quả công việc trong phạm vi mà mình đảm nhiệm. Trong doanh nghiệp, cần xây dựng tính tự giác, ý thức trách nhiệm cho toàn thể cán bộ nhân viên thông qua những quy định, nội quy công ty. Trên cơ sở đó, mỗi thành viên phải cố gắng sửa lỗi và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao để mang lại lợi ích chung và sự phát triển cho tập thể và công ty.
Nguyên tắc 4: Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp mở
Văn hóa doanh nghiệp mở ở đây được hiểu là khi nhân viên dám nhìn thẳng vào sai sót cũng như khuyết điểm của bản thân họ. Nếu một nhân viên cần sự giúp đỡ từ đồng nghiệp hay cấp trên thì họ cần chủ động tìm kiếm sự giúp đỡ từ mọi người.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần tổ chức những buổi chia sẻ để nhân viên có thể học hỏi kinh nghiệm và giúp đỡ nhau trong công việc.
Nguyên tắc 5: Khuyến khích làm việc nhóm theo triết lý Kaizen
Đối với phương pháp Kaizen, doanh nghiệp cần phải xây dựng cấu trúc nhân sự theo định hướng thành lập các đội nhóm để làm việc hiệu quả hơn. Mỗi nhóm làm việc cũng như nội bộ nhóm phải có những quyền hạn nhất định. Trưởng nhóm là người cần phải hiểu rõ toàn bộ công việc, có khả năng đánh giá tổng thể để sắp xếp công việc phù hợp cho mỗi thành viên trong nhóm của mình. Bên cạnh đó, đòi hỏi các thành viên phải phối hợp hiệu quả, tôn trọng cá tính của mỗi cá nhân để đem lại kết quả tốt nhất cho nhóm.
Nguyên tắc 6: Kết hợp nhiều bộ phận, chức năng trong cùng dự án
Khi thực hiện một dự án bất kỳ, doanh nghiệp hãy phân bố và kết hợp nguồn nhân lực từ các bộ phận phòng khác. Nếu cần thiết, bạn hoàn toàn có thể tận dụng thêm nguồn lực từ bên ngoài.
Nguyên tắc 7: Tạo lập các mối quan hệ hữu nghị
Luôn hình thành các mối quan hệ tích cực, không đối đầu lẫn nhau, không khuyến khích cá nhân chỉ thực dụng coi trọng kết quả công việc mà không quan tâm đến lợi ích của tập thể. Trong các doanh nghiệp Nhật Bản, các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp cho lãnh đạo, quản lý hay nhân viên đều rất được chú trọng đầu tư để đảm bảo quá trình trao đổi và truyền đạt thông tin trong nội bộ một cách tốt nhất. Điều này giúp tạo dựng lòng trung thành, niềm tin và sự cam kết làm việc lâu dài của nhân viên.
Nguyên tắc 8: Rèn luyện ý thức kỷ luật và tinh thần tự giác
Xây dựng và rèn luyện cho nhân viên ý thức kỷ luật cũng như tinh thần tự giác tuân thủ các quy tắc tại doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, nhân viên cũng cần đặt lợi ích công việc lên trên hết. Từ đó, họ có thể tự đánh giá và xem xét lại chính bản thân. Việc này nhằm mục đích là để họ có thể tự cải thiện và khắc phục điểm yếu của mình.
Nguyên tắc 9: Thông tin đến mọi cấp bậc và nhân viên
Nếu muốn đạt được kết quả cao trong công việc; thì doanh nghiệp nên minh bạch thông tin với các nhân viên của mình.
Bởi thông tin là yếu tố quan trọng hàng đầu len lỗi và “chảy” xuyên suốt trong quá trình kinh doanh. Thông tin được truyền đạt tốt trong nội bộ sẽ là cách hoàn hảo; để doanh nghiệp chia sẻ khó khăn và thách thức chung đến với mọi nhân viên trong tổ chức.
Nguyên tắc 10: Thúc đẩy năng suất cũng như hiệu quả làm việc
Triển khai đồng loạt và tổng hợp phương pháp đào tạo nội bộ đến các phòng ban trong doanh nghiệp.
Trong mỗi dự án, cần phải phân quyền cụ thể và rõ ràng cho mỗi vị trí tới từng thành viên trong nhóm. Mỗi cá nhân đều phải tự phát huy khả năng của mình, chủ động đưa ra ý kiến đóng góp và phản hồi.
Khi có thành tích thì doanh nghiệp cần công nhận và khen thưởng kịp thời đến mọi thành viên trong đội nhóm. Việc này sẽ kích thích năng lực cũng như nâng cao hiệu quả làm việc trên quy mô toàn doanh nghiệp.
Chương trình Kaizen cơ bản cho doanh nghiệp
1. 5S Kaizen
Một nội dung cơ bản trong triết lý Kaizen, cũng được phát minh bởi người Nhật chính là phương pháp 5S Kaizen – một phương pháp dùng để quản lý, sắp xếp nơi làm việc và đồng thời đề cao ý thức tự giác của con người. Và chính vì những kết quả trực quan mà nó mang lại nên hiện nay đang được rất nhiều doanh nghiệp ưa chuộng sử dụng.
Nguồn: qui
Seiri (Sort – Sàng lọc): Phân loại, chỉ giữ lại những vật dụng cần thiết cho công việc và lưu trữ hay loại bỏ những thứ không cần thiết.
Seiton (Straighten – Sắp xếp): Tổ chức sắp xếp các vật dụng còn lại một cách có hiệu quả theo các tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại.
Seiso (Shine – Sạch sẽ): Dọn dẹp vệ sinh và giữ gìn nơi làm việc, dụng cụ luôn sạch sẽ nhằm cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu tai nạn rủi ro, đồng thời tránh bụi bẩn làm hỏng hóc máy móc thiết bị.
Seiketsu (Standardize – Săn sóc): Mục tiêu của chữ S thứ tư là tiêu chuẩn hoá và duy trì các hoạt động 3S ở trên được lâu dài, bài bản và mọi lúc mọi nơi trong doanh nghiệp.
Shitsuke (Sustain – Sẵn sàng): Hình thành và rèn luyện thói quen nề nếp, tác phong chủ động tham gia thực hiện 5S cho mọi thành viên trong doanh nghiệp.
2. JIT (Just In Time)
Just In Time (JIT) là một khái niệm nhằm loại bỏ những hao phí trong sản xuất bằng việc chỉ sản xuất đúng sản phẩm, đúng số lượng tại đúng nơi và vào đúng thời điểm. Nói một cách khác, JIT là hệ thống sản xuất trong đó nguồn nguyên vật liệu, hàng hóa và sản phẩm trong quá trình sản xuất và phân phối sẽ được lập kế hoạch chi tiết từng bước sao cho quy trình tiếp theo có thể thực hiện ngay khi quy trình hiện tại chấm dứt.
Qua đó, không có hạng mục nào rơi vào tình trạng trống, chờ xử lý; không có nhân công hay thiết bị nào phải đợi để vận hành. JIT có thể nói tắt là sản xuất “Đúng sản phẩm – Đúng số lượng – Đúng nơi – Đúng thời điểm” nhằm mục tiêu “Tồn kho bằng không – Thời gian chờ đợi bằng không – Chi phí phát sinh bằng không”.
Hãy khiến Kaizen phù hợp với bạn bằng cách thay đổi cách tiếp cận với công việc. Kaizen không chỉ được áp dụng trong doanh nghiệp mà còn phù hợp với từng người trong một môi trường đầy biến đổi, những thay đổi tích cực sẽ xảy ra với cuộc đời bạn.
Chúc bạn thành công!Nguồn TH: gobranding/ieit
